3 tips para documentar (empresas nuevas)

Sección Programa MEM

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Publicado el 15 May, 2018 •

“La clave para documentar es enfocarse en el resultado de cada actividad.”

Con el paso del tiempo, hemos visto a diferentes empresas crecer y ser grandes líderes, incluso ser representantes de su industria a nivel nacional e internacional, sin embargo, ¿qué las hace ser mejores cada año?, ¿qué las motiva?

En cada edición de Las Mejores Empresas Mexicanas, durante la Fase II: Documentación, las organizaciones participantes tienen un tiempo límite para documentar su caso de éxito. Todo ello a través de la respuesta a determinadas preguntas, y de la integración de evidencias específicas de cada práctica.

Para el equipo MEM y el comité técnico, es de suma importancia conocer cómo fueron los inicios de la empresa, a qué se dedica, qué logros ha tenido y cuáles son las metas propuestas. La pregunta básica en esta etapa es entonces ¿qué logros han tenido? Por ello, mientras más información específica, clara y precisa se integre (dentro del límite de 350 páginas) será mejor el entendimiento que cada uno de los involucrados tendrá sobre la entidad participante.

Recuerda que la documentación es la principal vía de comunicación con el equipo técnico, por lo que a mayor detalle y precisión, mejor será el entendimiento y por lo tanto más agudas las recomendaciones.

Es así que con el objetivo de acompañarte e incluso apoyarte en el proceso, el Equipo MEM ha preparado las siguientes recomendaciones:

 

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1. Desarrolla una narrativa o descripción de la actividad  principal de tu negocio.

En el cuestionario, es importante describir a detalle las actividades que quieras hacer notar y sustentarlas con evidencia. Además, sugerimos realizar un análisis con su correspondiente justificación, de los beneficios de implementar dicha actividad. Ejemplo: Planeación Estratégica.

Tomando en cuenta este modelo, podrías hacer lo siguiente:

  • Narrar en el cuestionario la manera en que se llevó a cabo el proceso de planeación.
  • Incluir detalles sobre los elementos que se consideraron y ¿por qué?
  • Mencionar particularidades del plan con respecto al año anterior.

Adjuntar el documento que contenga los objetivos estratégicos generales, las tácticas para llevarlos a cabo y un desglose de las actividades por área/departamento, así como sus responsables y el seguimiento de resultados.

 

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2.- Documenta los resultados de las actividades, iniciativas o esfuerzos por parte de tu empresa.

Reúne toda la información necesaria e identifica aquellas páginas de cada documento que mejor ejemplifiquen la forma en la que la actividad aportó valor a un área, dirección, departamento, rol, etc. Ejemplo: Encuestas de clima laboral.

Con referencia a este ejemplo te recomendamos:

  • Describir la actividad junto con un análisis previo a su aplicación.
  • Presentar la encuesta de clima laboral (especificar la página en la cual se encuentra el documento).
  • Adjuntar el análisis de los resultados obtenidos.
  • Mencionar las acciones que se han tomado como resultado de las principales áreas de oportunidad detectadas.

 

 

Documentación-073.- Referencia la descripción con la evidencia correspondiente.

Recomendamos ser específico y cuidadoso al indicar en qué documento se encuentra la evidencia que mejor sustenta la respuesta. Lo anterior, tiene el objetivo de facilitar la validación de información, el entendimiento del caso y por lo tanto la evaluación; todo en beneficio de la organización, al tener mayores elementos para detectar el nivel de madurez.

Por último, te recordamos que el límite de páginas para la documentación del caso de éxito es 350, sin contar la información financiera. Lo archivos deberán ser adjuntados en formato PDF y no deberán exceder de 10 MB.

En caso de tener alguna duda o comentario respecto al proceso, alguno de sus pasos o a la iniciativa, contacta a tu coach y sigue sus recomendaciones. Sus datos los encontrarás anexos en el correo enviado anteriormente por parte del Equipo MEM.

¡Te deseamos éxito en esta fase!

Equipo MEM

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