Tips para documentar. MEM 2018.

Sección Programa MEM

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Publicado el 30 May, 2018 •

¿Buscas ser reconocida MEM por 1ro, 4to o 7mo año? ¡esto te interesa!

En cada edición de Las Mejores Empresas Mexicanas, durante la Fase II: Documentación, las organizaciones que buscan el reconocimiento por primero, cuarto o séptimo año, construyen su caso de negocio, a través del llenado de un formulario y cuestionario, así como la integración de evidencias específicas de cada práctica, todo ello sin rebasar el límite de 350 páginas.

Para el equipo MEM y el comité técnico, es de suma importancia conocer cómo fueron los inicios de la empresa, qué cambios ha enfrentado, a qué se dedica, qué logros ha tenido y cuáles son las metas propuestas.

Es así, que con el objetivo de acompañarte y apoyarte en el proceso, el Equipo MEM ha preparado las siguientes recomendaciones:

1. Realiza un análisis previo al llenado de formulario y cuestionario.

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Como primera tarea, deberás llenar un formulario donde plasmes la situación actual de la empresa, y datos de contacto de tu compañía. Te será de gran ayuda realizar un análisis situacional de la empresa, a fin de contar con la mayor cantidad de información sobre los elementos solicitados, algunos de los aspectos requeridos están asociados al perfil de la empresa, historia, filosofía, análisis FODA, modelo canvas, y datos relacionados con las personas que coordinarán a las áreas para el armado del caso de negocios.

Posterior a ello, el documento que deberás completar será el cuestionario, en el cual plasmarás las mejores prácticas que conforman y distinguen a tu caso de negocio.

Para este propósito, te compartimos algunas recomendaciones:

  1. Programa sesiones diarias con duración de una hora, para poder dar seguimiento al cuestionario, evitar contratiempos y no descuidar tus actividades laborales.
  2. Lee el cuestionario a fin de explorar y conocer el tipo de información solicitada.
  3. Identifica a los miembros de la empresa que poseen la información sobre cada tema.
  4. Contacta a los colaboradores, expón la necesidad de información, y agenda una cita, de esta manera juntos resolverán cada pregunta con mayor agilidad y precisión.
  5. Claridad, brevedad y consistencia, son elementos obligatorios en cada respuesta, de esta manera, el comité técnico de evaluación tendrá mayor entendimiento sobre el caso de negocio.

2.- Documenta los resultados de las actividades, iniciativas o esfuerzos por parte de tu empresa.

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Cada respuesta del cuestionario, deberá estar acompañada por documentos que respalden y sustenten la información a la que se hace mención.

Para gestionar mejor este requisito, te compartimos los siguientes consejos:

  1. Ubica y selecciona los documentos que soporten cada respuesta de la mejor manera posible.
  2. No incluyas documentos con información confusa o imprecisa, esto facilitará la comprensión del caso de negocio.

3.- Referencia la descripción con la evidencia correspondiente.

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Por último, deberás asociar cada respuesta con su documento de soporte, para ello te compartimos los siguientes tips.

Para los documentos:

  1. En el nombre de cada archivo, escribe el número de la pregunta que respaldará, esto generará orden. (Ej. 1.,2.,3.).
  2. Seguido del número, identifica con una descripción breve a cada documento, esto dará sentido (Ej. 2. Manual de compras, 3. Lista de precios).

Nota: es posible que necesites varios documentos para sustentar una pregunta, para estos casos podrás desagregar la numeración, tanto como sea necesario. (Ej. para pregunta uno: 1.1 Lista de precios, 1.2 Elasticidad de precios, 1.3 Benchmarking de precios).

Para el cuestionario:

  1. Referencia cada respuesta con su documento de soporte. (Ej. para la pregunta dos: como documento de soporte se anexa el archivo “2. Manual de compras”).
  2. Es posible que un mismo documento sea utilizado para dar soporte a más de una sola respuesta, por lo que será posible hacer referencia del mismo en diferentes ocasiones.

En caso de tener alguna duda o comentario respecto al proceso, alguno de sus pasos o a la iniciativa, contacta a tu coach y sigue sus recomendaciones.

¡Te deseamos éxito en esta fase!

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