Manejo y desarrollo de proveedores

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Los proveedores son uno de los eslabones críticos para la generación de valor en las empresas. Brindan bienes y servicios necesarios para el desempeño de la actividad principal, convirtiéndose así, en un aliado estratégico que debe ser considerado en las decisiones clave de la alta dirección.

El área de compras o abastecimiento es la encargada de gestionar la relación con ellos, aunque en muchos casos los diversos departamentos intervienen en el proceso. Debido a su importancia, es necesario contar con prácticas que formalicen, automaticen y optimicen las actividades asociadas a su gestión. La implementación de herramientas tecnológicas, el uso de procedimientos estandarizados y la creación de reportes parciales son instrumentos esenciales para su administración.

Estos son algunos ejemplos que destacan la contribución de los proveedores:

  • Proveen recursos fundamentales para la operación.
  • Inciden en el precio final de los productos ofrecidos.
  • En diversas ocasiones brindan capacitación al personal interno.
  • Con el tiempo se convierten en una ventaja competitiva.
  • Proveen información sobre las tendencias del sector.
  • Se alinean a las prácticas sustentables de la compañía.
  • Permiten preservar un nivel de calidad óptimo.

Proceso de relación con proveedores

Los siguientes puntos describen algunas recomendaciones a considerar para mantener una correcta gestión de proveedores:

  • Búsqueda y selección: el uso de matrices comparativas con las cotizaciones y propuestas de cada proveedor permitirán identificar al mejor. Se recomienda contar con al menos 3 opciones distintas para una correcta selección. El análisis de muestras del producto o uso de pruebas piloto (en caso de servicios) brindarán mayor seguridad en la toma de decisiones.
  • Negociación: es necesario establecer acuerdos claros desde un inicio y exponer las necesidades que deberán ser cubiertas. Para asegurar el cumplimiento de las negociaciones lo aconsejable es firmar un contrato o convenio con el cual ambas partes resulten beneficiadas. En adición al contrato, documentos como órdenes de compra, facturas o el código de ética siempre deben estar presentes para consolidar el expediente.
  • Adquisición: la revisión de mercancía recibida, el análisis de entregables o cualquiera que represente el producto final, debe ser verificado con minuciosidad. En caso de ser volúmenes de gran magnitud una verificación aleatoria podría ayudar a detectar algún patrón de mercancía defectuosa.
  • Evaluación: la ejecución de evaluaciones periódicas permitirá conocer la satisfacción de las áreas involucradas con el servicio, la calidad de los recursos, los tiempos de entrega, los precios pactados, productos defectuosos y todas las características que incidan en los objetivos de la compañía. Es indispensable retroalimentar a cada proveedor por iniciativa propia o a través de sus canales de evaluación institucionales.
  • Desarrollo: de acuerdo a lo observado en la evaluación, la alta dirección, el departamento de abastecimiento y las áreas involucradas, determinarán la conveniencia de mantener activa la relación. En caso de que esta continúe se aconseja aumentar el involucramiento de este aliado estratégico en procesos que incentiven su desarrollo. Cursos de actualización, apoyo en la alineación de acciones sustentables e impulso mediante volúmenes de compra mayores son algunas de las maneras disponibles.

En muchas ocasiones la calidad de un proveedor se convierte en el sello distintivo de una compañía. Implementar prácticas específicas para su gestión sentará las bases para una relación a largo plazo en la que ambas partes crezcan en un entorno de negociación y trabajo colaborativo.

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